律师和律所的 AI 记笔记工具：告别法律便笺纸的客户通话记录

快速回答：律师可以在客户通话、入职访谈和内部案件会议中使用 AI 记笔记工具，但必须保护保密性、核实输出，并且根据 ABA Formal Opinion 512，在客户信息进入自学习生成式 AI 工具之前，通常需要先取得客户的知情同意。安全的使用方式应结合供应商尽职调查、清晰的客户沟通、私有存储以及律师对每一份摘要的审阅。

法律便笺纸也有保密隐患

律师一直都在记笔记：写在法律便笺纸上、记在页边，或者在晚上 9 点录入案件管理系统。手写笔记看起来更安全，因为它不会离开房间。但它也不完整、不可搜索，而且很容易丢失。入职通话里漏掉一个细节，可能意味着错过截止日期、在提交材料时写错事实，或者让客户觉得自己没有被认真倾听。

AI 记笔记工具承诺为客户对话提供完整、可搜索的记录。对律师来说，问题不是“它有没有用”，而是“我能不能在不违反义务的情况下使用它”。答案是可以，但前提是流程要正确。

职业道德指引怎么说

2024 年 7 月，美国律师协会（American Bar Association）职业道德与职业责任常设委员会发布了 Formal Opinion 512，这是其首份关于生成式 AI 的正式意见。它并没有创设新规则，而是将胜任义务、保密义务、沟通义务、监督义务、如实陈述义务以及合理收费等既有义务适用于 AI 工具。

关于保密问题，ABA 自身的评论说明，该意见要求在将与代理有关的信息放入自学习生成式 AI 工具之前，取得客户的知情同意；而且，委托协议中的模板化条款并不够。各州律师协会也发布了自己的指导意见，所以请务必查看你所在司法辖区的要求。

AI 记笔记工具的三个实际影响：

1. 先了解工具。 胜任义务包括了解记笔记工具如何存储数据、谁可以访问，以及内容是否会被用于训练模型。
2. 和客户沟通。 用通俗语言说明通话会被录音并由 AI 转写、这样做的原因，以及数据如何受到保护。最好以书面形式确认其同意。
3. 检查输出。 AI 摘要可能遗漏语境或误记说话内容。任何内容在被依赖或发送之前，都应由律师审阅。

AI 笔记如何帮助律所工作

法律工作流程	没有 AI 笔记	使用 AI 记笔记工具
客户入职	笔记零散，需要回拨电话重新询问	完整记录；结构化的入职摘要
与客户的策略会议	依靠记忆撰写备忘录	准确总结所给出的指示
内部案件会议	助理忙着打字，而不是思考	记录决策和分配事项
证人或专家准备	大量手工记录	可搜索的转写稿，便于准备
长文档审阅	深夜盯着屏幕阅读	以音频形式收听合同或报告
纸质证据和手写笔记	重新录入打字	图片转文字，变成可编辑、可搜索文本

适合法律行业的 6 步安全流程

1. 先做供应商尽职调查。 审查安全性、存储地点、保留期限、子处理方以及 AI 训练条款。我们的 AI 记笔记工具供应商采购清单覆盖了相关问题（文章 #13）。MindNote 的政策发布在 MindNote Trust Center。
2. 更新客户沟通内容。 在入职沟通中加入对 AI 记笔记的具体、通俗说明，而不只是写在委托协议里。记录客户同意。
3. 通知通话中的所有人。 MindNote 的会议设置包含参与者通知，而美国多个州的录音法要求所有当事人同意（录音法律）。
4. 严格控制分享范围。 客户通话后仅向“仅自己”发送交付内容，内部分享笔记时也只使用私密链接。绝不要为案件材料使用公开链接。
5. 按案件归类。 每个案件建立一个群组，可以将笔记彼此隔离，也更便于控制涉及冲突的信息。
6. 先审阅，再归档。 负责律师检查摘要、修正内容，并将其归档到文档或案件管理系统中。必要时导出为 Word 或 PDF。

哪些内容不应录制

有些对话不应在没有充分考虑的情况下交给任何第三方工具处理：例如和解谈判（录音可能抑制坦诚沟通）、高度敏感的刑事或家事事项、未与对方协商一致的与对方律师的对话，以及客户明确要求你不要录音的任何内容。还要考虑你所在司法辖区对录音和转写稿与律师-客户保密特权、工作成果和证据开示之间的关系。如果拿不准，最好先手动记笔记，再在事后口述备忘录。

法律团队可直接使用的提示词

• “请总结这次入职通话：客户信息、按时间顺序排列的事实、提到的文件、提到的截止日期、待回答的问题。”
• “请列出客户在这次通话中给出的每一条指示，并保留原话。”
• “请把这次内部案件会议整理成任务清单，并注明负责人和截止日期。”
• “请根据这份转写稿制作一个时间线表：日期、事件、陈述来源。”
• “请把这份摘要改写成给客户看的版本，使用通俗英语，不要法律术语。”

来源

• 美国律师协会，律师使用生成式 AI 第 2 部分：维护保密性
• Rev，各州电话录音法律
• MindNote，Trust Center

本文仅供一般信息参考，不构成法律或职业道德建议。

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